Ontem (10) foi dia de colocar a Unicamp em perspectiva mais uma vez. A edição de agosto do Fórum Permanente Ciência, Tecnologia e Inovação trouxe o tema “Processos Eletrônicos/Digitais: Conceitos, Estratégias e Legalidade” para debate, reflexão e compartilhamento de experiências, lotando o Centro de Convenções.
Promovido pela Coordenaria Geral da Universidade (CGU), o evento aberto também ao público externo propôs integrar teoria com prática. A programação trouxe palestras de especialistas que atuam na área arquivística junto com experiências de implantação de processos eletrônicos/digitais que deram certo na Universidade (além de outros projetos em desenvolvimento) e também em outras instituições. A organização contou com a Pró-Reitoria de Desenvolvimento Universitário (PRDU), Sistema de Arquivos da Unicamp (Siarq), Coordenadoria de Tecnologia de Informação e Comunicação (CTIC), Diretoria Acadêmica (DAC), Diretoria Geral da Administração (DGA) e DGRH.
Estratégias para os processos eletrônicos/digitais
Embora cada membro das mesas-redondas possuísse um enfoque dentro do tema, um ponto era consensual: a implementação de processos arquivísticos em meio eletrônico/digital é um assunto tanto atual quanto essencial para administração de qualquer instituição/órgão. “A estratégia corporativa de uma universidade digital é ambiciosa mas essencial para que a Unicamp responda aos desafios como instituição de renome internacional”, disse a pró-reitora de Desenvolvimento Universitário da Unicamp Teresa Zambon Atvars durante a abertura. Na mesa de abertura estavam a pró-reitora, o professor e assessor da CGU José Marcos da Cunha e a coordenadora do Siarq e uma das organizadoras principais do evento Neire do Rossio Martins.
Para abrir a primeira mesa-redonda do dia, coordenada pela professora e presidente da Associação dos Arquivistas do Estado de São Paulo Ana Célia Navarro, Teresa Atvars falou sobre a proposta estratégica “Universidade Digital” e abordou a questão do Planejamento Estratégico da Universidade e como sua autonomia legal entra nesse contexto. Durante a palestra, Teresa citou algumas experiências positivas de digitalização de processos, sendo uma delas o desenvolvimento do sistema de afastamento para servidores, fruto de uma parceria entre PRDU e DGRH. Segundo a pró-reitora, os projetos bem sucedidos só foram possíveis graças a uma combinação de fatores: articulação de pessoal qualificado, disponibilidade de infraestrutura e, mais importante de tudo, coerência nas etapas do processo.
Ou seja, migrar do impresso para o digital não é tão simples quanto parece, mas a DGRH também já se mobilizou para a causa.
Experiências externas
Na segunda parte do evento a mesa-redonda foi mediada pela coordenadora adjunta da DGRH Ademilde Félix e consistiu em abordar algumas experiências em implantação de processos eletrônicos fora da Universidade. Para dar início ao assunto, a desembargadora do Tribunal Regional do Trabalho 15° Região Drª Ana Paula Pellegrina Lockmann contou, resumidamente, como foi feita a informatização dos processos na Justiça do Trabalho. De acordo com a desembargadora, a mudança contribuiu para a otimização física e socioambiental das atividades realizadas no órgão. Desde 2011 o sistema vem sendo implantado e hoje quase 100% dos Tribunais de Justiça do Brasil o incorporaram.
Já o terceiro membro da mesa-redonda, o consultor da Elogroup Pedro Lemos, tratou do desenvolvimento e implantação de novas funcionalidades sistêmicas, que compõem a gestão por processos ágeis. Em sua fala, apresentou o fluxo de trabalho para que um sistema seja informatizado, dando exemplos e mostrando os melhores caminhos para que a mudança seja bem sucedida.
A coordenadora do Siarq e uma das organizadoras do evento Neire do Rossio Martins ficou responsável pela palavra final, enfatizando que, discussões conceituais sobre o processo arquivístico digital/eletrônico a parte, sua implementação é uma iniciativa essencial para qualquer instituição, seja pública ou particular, em seus esforços corporativos visando aumento de eficiência, sustentabilidade e transparência.
Para saber mais:
- Desafios dos processos digitais são tema de fórum permanente (Portal da Unicamp)
