Demonstrativos de Pagamento e Imposto de Renda

Documento estará disponível apenas online a partir de fevereiro/2017

27 out 2016

Os exageros no consumo de papel (folhas sulfite A4, principalmente) e tinta (em cartuchos e toners) estão nas pautas das organizações, tanto públicas quanto privadas, desde o início do século XXI, assim como outros assuntos que envolvem a preservação do meio ambiente. Com a evolução dos computadores e plataformas digitais, acreditava-se que, em pouco tempo, a impressão seria extinta. Porém, aconteceu exatamente o contrário.

Uma questão de cultura

Hoje, a tecnologia está em tal ponto de seu desenvolvimento que já é mais do que o suficiente para dar conta da missão de diminuir (ou até erradicar) a impressão de certos documentos nas organizações. Sistemas de senhas e backups, por exemplo, servem exatamente para isso, garantindo a segurança dos documentos digitais.

O problema, no entanto, é cultural. Jorge Edison Ribeiro, especialista em gestão de processos, disse em entrevista ao jornal Gazeta do Povo que ainda hoje muitas pessoas se sentem mais confortáveis tendo o documento físico em mãos. E muito papel acaba sendo desperdiçado.

Isso é um problema, pois para se produzir uma tonelada de papel são necessárias cerca de 12 árvores e 540 mil litros de água, além do combustível utilizado nas etapas de transporte e outros fatores relacionados. Segundo o portal Ambiental Sustentável, um funcionário de escritório utiliza, em média, 10 mil folhas de papel por ano. Desperdiçar algo cuja produção exige tanto dos recursos naturais (que já são escassos por si só) é, no mínimo, insustentável.

Nos Estados Unidos, o levantamento realizado pela AIIM (organização não governamental para profissionais de informação) aponta que 35% das empresas de lá adotaram medidas efetivas que buscam a redução do consumo de papel. No Brasil, um movimento já começa a tomar forma.

Sem papel

Alguns órgãos públicos tomaram a dianteira nesse processo. Notas fiscais eletrônicas, processos judiciais digitais e o abandono de formulários físicos para declarações de Imposto de Renda são sinais disso. Em 2012, o governador Geraldo Alckmin assinou o Decreto nº 58.291, que “dispensa a emissão em papel dos demonstrativos de pagamentos e dos comprovantes de rendimentos pagos e de imposto sobre a renda retida na fonte dos servidores e empregados da Administração Direta, Autarquias e Fundações”. Em seguida, órgãos como o INSS, SPPREV, USP e Unesp deixaram de imprimir esses documentos.

No caso da Unicamp, o movimento ganhou o nome de “Universidade Sem Papel” e gerou diversas ações em suas Unidades e Órgãos, como, por exemplo, a migração das edições do Jornal da Unicamp exclusivamente para a plataforma digital e a geração de relatórios gerenciais online via sistema S-Integra. Apontando para essa tendência, existe na DGRH, desde 2010, a campanha Impressão Consciente, que tem como principais objetivos conscientizar os servidores sobre o impacto econômico e ambiental causado pelos exageros e otimizar os recursos utilizados.

Nesse sentido, desde 2013 a Unicamp deixou de imprimir os demonstrativos para todos os servidores, mantendo apenas para quem optasse por continuar recebendo o documento em papel e aos servidores aposentados. Mesmo após essa ação, continuam sendo impressos e distribuídos (via malote ou correio) cerca de 8 mil holerites por mês.

Atualmente, os demonstrativos de pagamentos e os comprovantes de rendimentos pagos e de Imposto sobre a Renda Retido na Fonte são disponibilizados mediante uso de senha pessoal aos servidores docentes e técnico-administrativos (ativos e aposentados). O acesso por meio de plataformas digitais gera economia de gastos envolvidos na emissão, envelopamento, separação e distribuição. Sendo assim, esses documentos deixarão de ser impressos a partir da folha de janeiro de 2017 (paga em fevereiro) para servidores ativos, e a partir da folha de março de 2017 (paga de abril) para aposentados, mas poderão ser acessados através da opção “Pagamento” do Vida Funcional Online (menu “Sistemas” do Portal DGRH), cuja senha poderá ser obtida na opção “Esqueci/Obter nova Senha” do sistema ou solicitada ao RH das Unidades/Órgãos.

A validação dos dados, caso necessária, poderá ser feita no sistema de Validação de Documentos (menu “Sistemas” do Portal DGRH), informando o código de controle que consta no respectivo documento.

Esta ação visa contribuir com a economia de material e recursos da Universidade, considerando a atual situação do país, além de ir ao encontro das boas práticas da sustentabilidade.